Door ons, The Neon Company B.V., (statutair) gevestigd te Vianen en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87844699 (hierna: “TNC“, “ons/onze” of “wij”) worden persoonsgegevens verwerkt van klanten en andere relaties, leveranciers en (website)bezoekers, om onze bedrijfsactiviteiten goed uit te kunnen voeren. Onder het begrip “Website” wordt in deze privacyverklaring verstaan: https://theneoncompany.nl/.

Middels deze privacyverklaring informeren wij u over de wijze waarop wij als verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) met uw persoonsgegevens omgaan. Hierin geven wij onder meer aan waarom wij persoonsgegevens van u verwerken, hoe wij dat doen en welke rechten u daarbij heeft (zoals uw recht op inzage en uw recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens). Wanneer u vragen heeft of uw rechten onder de AVG wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de onderaan dit document vermelde contactgegevens.

Naast persoonsgegevens van klanten en andere relaties, leveranciers, en (website)bezoekers verwerken wij ook persoonsgegevens van onze medewerkers en sollicitanten. Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van onze medewerkers en sollicitanten hebben wij specifieke privacyverklaringen opgesteld die met de betreffende groepen betrokkenen worden gedeeld.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en deze worden met zorgvuldigheid behandeld. Hierin volgen wij de toepasselijke wettelijke regels voor de bescherming van persoonsgegevens, zoals (maar niet uitsluitend) de AVG, alsmede ons beleid zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken met name de volgende categorieën van persoonsgegevens, hoofdzakelijk voor de hieronder genoemde doeleinden:

Van onze klanten verwerken wij:

Van onze leveranciers verwerken wij:

Van onze overige relaties (zoals potentiële klanten) verwerken wij:

Van onze websitebezoekers verwerken wij:

Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
TNC kan op verschillende manieren uw persoonsgegevens ontvangen. In de eerste plaats kunnen wij uw persoonsgegevens direct van uzelf ontvangen. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer u diensten bij ons afneemt of contact met ons opneemt. De meeste persoonsgegevens die wij ontvangen, ontvangen wij direct van uzelf.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen van uw werkgever/derden, indien deze diensten bij ons afneemt. De gegevens die wij dan van u verkrijgen heeft u veelal zelf aan deze derde verstrekt. Zonder deze persoonsgegevens kunnen wij (o.a.) geen overeenkomsten sluiten en/of uitvoeren en niet op uw berichten reageren.

Tot slot verzamelt TNC persoonsgegevens via cookies. Cookies zijn eenvoudige tekstbestanden die door uw browser op uw computer, tablet of smartphone worden opgeslagen die informatie bevatten over algemene bezoekgegevens, zoals de bezochte pagina’s, uw browsertype, datum en tijdstip van uw bezoek, etc. Zonder cookies kunnen wij het gebruik van onze Website niet analyseren en optimaliseren en kunnen sommige delen van onze Website niet toegankelijk zijn.

Wanneer u voor de eerste keer onze Website bezoekt, zullen wij u vragen cookies toe te staan. Als u hier geen prijs op stelt, kunt u (bepaalde) cookies weigeren of via uw webbrowser het gebruik van cookies blokkeren. De meeste onderdelen van onze Website blijven dan leesbaar.

Meer informatie over de inzet van cookies op onze Website vind u in onze cookieverklaring, welke u kunt raadplegen op onze Website.

Op welke grondslag en voor welke doeleinden verwerkt TNC uw persoonsgegevens?
Wij verwerken hoofdzakelijk persoonsgegevens voor de uitvoering van een overeenkomst met een klant, op basis van ons gerechtvaardigd belang of op basis van uw toestemming. Persoonsgegevens van (contactpersonen bij/medewerkers van) klanten, leveranciers en andere relaties verwerken wij in het kader van het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, waarbij wij ofwel gegevens verwerken omdat wij met u een directe contractuele relatie hebben, of wel omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben om uw persoonsgegevens te verwerken om onze dienstverlening uit te kunnen voeren. Wij kunnen bijvoorbeeld ook een gerechtvaardigd belang hebben voor de verwerking van persoonsgegevens die wij via cookies verzamelen (bijvoorbeeld om onze Website en diensten te kunnen aanbieden en optimaliseren) of om te kunnen reageren op binnenkomende berichten.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken op basis van uw toestemming, bijvoorbeeld wanneer u ons toestemming geeft om commerciële boodschappen aan u te versturen of wanneer u toestemming geeft voor het gebruik van bepaalde cookies. Toestemming kunt u altijd intrekken (maar dat heeft geen effect op reeds verrichte verwerkingen).

TNC verwerkt uw persoonsgegevens slechts voor zover dat voor de hierboven genoemde doeleinden noodzakelijk is of voor daarmee verenigbare doeleinden.

Toegang tot uw persoonsgegevens en verstrekking aan derde partijen
Medewerkers van TNC hebben alleen toegang tot uw persoonsgegevens wanneer dat nodig is om hun werkzaamheden uit te voeren. Op deze wijze (in combinatie met de hierna te noemen beveiligingsmaatregelen) streven wij ernaar te waarborgen dat deze persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor personen die daar uit hoofde van hun functie toe bevoegd zijn. Wij spreken daarbij af dat de persoonsgegevens alleen mogen worden gebruikt voor de hierin genoemde doeleinden en kijken daarbij hoe we uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren. Onze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding.

In beginsel delen wij uw persoonsgegevens niet met derden. Wanneer wij uw persoonsgegevens wel delen met anderen, maken wij met hen ook schriftelijke afspraken over de verwerking van uw gegevens. Wel hebben onze softwareleveranciers toegang tot onze systemen. Met deze ‘verwerkers’ in de zin van de AVG heeft TNC afspraken gemaakt, om de zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens te waarborgen, in overeenstemming met de wetgeving en deze privacyverklaring. Het is denkbaar dat wij op grond van een wettelijke verplichting ook gegevens verstrekken aan derden. Daarbij kijken wij altijd hoe wij uw recht op privacy zoveel mogelijk kunnen respecteren.

In beginsel delen wij uw persoonsgegevens niet buiten de Europees Economische Ruimte (EER). Als wij uw persoonsgegevens doorgeven buiten de EER, doen wij dit alleen onder de voorwaarden die de privacywetgeving daaraan stelt (o.a. spannen wij ons in om ons ervan te verzekeren dat er een adequaat niveau van bescherming bestaat en spannen wij ons in voor contractuele, technische en organisatorische waarborgen waar nodig, bijvoorbeeld door middel van een contract waarop de EU Modelclausules (SCC’s) van toepassing zijn en eventuele aanvullende maatregelen wanneer de regelgeving dat vereist).

Beveiliging van uw persoonsgegevens
TNC spant zich in om passende organisatorische en technische (beveiligings-)maatregelen te treffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang of wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Zo werkt TNC bijvoorbeeld met beveiligde netwerken met firewalls, wachtwoordbescherming en virusscanners. Daarnaast zijn al onze apparaten voorzien van encryptie d.m.v. wachtwoorden.

Als er ondanks de beveiligingsmaatregelen toch sprake is van een beveiligingsincident (datalek) dat waarschijnlijk nadelige gevolgen heeft voor uw privacy, zullen wij u zo snel mogelijk over het incident informeren. Wij informeren u dan ook over de maatregelen die wij hebben getroffen om de gevolgen te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Mocht u onverhoopt een beveiligingslek aantreffen of heeft u een vermoeden dat de beveiliging van uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze is gewaarborgd, dan verzoeken wij u direct contact met ons op te nemen. TNC heeft procedures ingeregeld om deze meldingen adequaat en zorgvuldig te behandelen in overeenstemming met de geldende wetgeving.

Bewaartermijnen
TNC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken, tenzij wij op grond van een wettelijke regeling of op basis van ons gerechtvaardigd belang dat zwaarder weegt (zoals een lopend geschil) uw persoonsgegevens langer moeten bewaren. Wij hebben hiervoor een beleid en hanteren in beginsel onder meer de volgende bewaartermijnen:

• Contactgegevens van (contactpersonen bij/medewerkers van) klanten, leveranciers en andere relaties bewaren wij tot maximaal twee (2) jaar na het einde van de overeenkomst/samenwerking of twee (2) jaar na het laatste contact. Contactgegevens van relaties die toestemming hebben gegeven voor de verzending van commerciële boodschappen bewaren wij totdat zij hun toestemming intrekken.
• Indien u (anderszins) contact met ons heeft opgenomen, bewaren we correspondentie en daarin opgenomen persoonsgegevens totdat wij uw bericht hebben opgevolgd en afgehandeld. Het bericht wordt niet langer dan een (1) jaar na de afhandeling bewaard (tenzij het bijv. een klacht betreft).
• Financiële gegevens bewaren wij op grond van fiscale wetgeving zeven (7) jaar.

Uw rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens
U heeft de volgende rechten m.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens:

• U kunt vragen om informatie over en inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Dit houdt met name in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die persoonsgegevens worden gebruikt en met welke derde partijen deze zijn gedeeld.
• U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u van mening bent dat het gebruik van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten of het voldoen aan een wettelijke verplichting.
• U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te laten wijzigen/corrigeren en/of de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
• U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen uit onze systemen.
• U kunt ons vragen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens aan een andere partij worden overgedragen;
• U kunt door u gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens op elk moment intrekken. Let wel: u trekt uw toestemming niet terug voor eerder verwerkte persoonsgegevens op basis van uw toestemming.

Verzoeken en andere berichten ter zake van de uitoefening van voornoemde rechten kunnen schriftelijk worden ingediend via onderstaande contactgegevens. Indien wij dit nodig achten, kunnen wij aanvullende vragen stellen ter verificatie van uw identiteit. U ontvangt in beginsel binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een reactie. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij wij een dwingend, gerechtvaardigd belang hebben om niet aan uw verzoek te voldoen, dat zwaarder weegt dan uw privacybelang. Ook kunnen wij om technische redenen niet (altijd) alle kopieën van de persoonsgegevens onmiddellijk uit onze systemen en back-upsystemen verwijderen. Wij kunnen ook weigeren te voldoen aan de hiervoor genoemde verzoeken als deze onredelijk vaak worden gedaan, onredelijk zware technische inspanningen vergen of onredelijk zware technische gevolgen hebben voor onze systemen of de privacy van anderen in gevaar brengt.

Indien TNC heeft voldaan aan een verzoek om persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen, of wanneer u eerder gegeven toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens heeft ingetrokken, zullen wij ook aan derden aan wie deze persoonsgegevens zijn verstrekt, mededeling doen van de wijziging.

Indien u niet tevreden bent over de wijze waarop wij met uw verzoek of bezwaar zijn omgegaan of anderszins over de verwerking van uw persoonsgegevens door TNC, kunt u ook een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer hierover kunt u vinden via: link.

Gegevens van kinderen
Wij vragen niet specifiek en bewust om gegevens van personen jonger dan 16 jaar (hierna: “Kinderen”). Indien wij erachter komen dat wij persoonlijke gegevens hebben verzameld van Kinderen zonder toestemming van hun ouder(s) of voogd, dan zullen wij stappen ondernemen om deze gegevens te verwijderen van onze servers. Als u vermoedens heeft dat uw kind zonder uw toestemming persoonlijke gegevens aan ons heeft verstrekt, dan kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Externe links en social media
Onze Website kan links naar andere websites bevatten. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van andere websites die gelinkt zijn naar of van onze Website. Onze privacyverklaring is niet van toepassing wanneer u een link gebruikt om van onze Website naar een andere website te gaan. Uw gedragingen op een website van een derde, ook wanneer onze Website daarnaar linkt, zijn onderworpen aan de eigen regels en het beleid van de derde partij. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid of de inhoud van deze andere websites. Wij raden u aan kennis te nemen van de privacyverklaringen en andere relevante (juridische) informatie op de betreffende websites. Deze informatie wijzigt mogelijk geregeld.

TNC kan zelf ook gebruik maken van social media, bijvoorbeeld om u op de hoogte te houden van nieuws omtrent onze organisatie of ontwikkelingen in de branche. U kunt ons volgen via LinkedIn, Instagram, Facebook en YouTube. Aan het gebruik van social media zijn geen voorwaarden vanuit TNC verbonden, maar bij het raadplegen van social media kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt door de aanbieder hiervan. U bent gebonden aan de voorwaarden van het betreffende social media platform. Hierop hebben wij geen invloed en wij adviseren u de voorwaarden goed door te nemen. Deze informatie wijzigt mogelijk geregeld.

Google Privacy & Terms
Wij maken op onze website gebruik van diensten van Google. In het kader hiervan kunnen gegevens worden gedeeld met Google. Voor meer informatie over hoe Google omgaat met uw privacy en gegevensbescherming, kunt u terecht op Google’s Privacy & Terms site. Wij raden u aan om deze informatie zorgvuldig door te nemen, aangezien deze door Google wordt beheerd en mogelijk regelmatig wordt bijgewerkt.

Geautomatiseerde besluitvorming
TNC neemt geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen op basis van geautomatiseerde verwerkingen. Van profilering in de zin van de AVG is dan ook geen sprake.

Contactgegevens
Wanneer u uw rechten wilt uitoefenen of vragen heeft, of klachten heeft over de manier waarop TNC met uw persoonsgegevens is omgegaan, of wanneer u een datalek wilt melden, dan kunt u contact opnemen met:

The Neon Company B.V.
T.a.v. de Directie
administratie@theneoncompany.nl
+31 30 207 24 67

Wijziging van deze privacyverklaring
TNC kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of updaten. Aanpassingen van deze privacyverklaring treden in werking op het moment dat deze zijn gepubliceerd op onze Website. Wij raden u daarom aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen in deze privacyverklaring. Indien deze aanpassingen voor u van significant belang zijn zullen wij u daarover informeren.